懇親会や親睦会の幹事になったらどうする？場所や料理など必要なことを解説！

会社の懇親会や親睦会の幹事を任されることになり、何をすれば良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。多くの方の要望を聞き、楽しんでもらえるように会を運営するのは、なかなか難しいことかもしれません。

この記事では、懇親会や親睦会の幹事がすべきこと、ケース別の会場の選び方について解説します。幹事にはなったものの、何をすればいいのかわからず悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

懇親会と親睦会の違いとは？

懇親会と親睦会は、言葉が違うだけでどちらも同じ意味です。どちらも同じ組織などに属している方たちが、交流を深めるための会のことを指しています。2つの言葉にとくに違いはないため、あまり深く意識する必要はありません。

懇親会と親睦会のマナー

懇親会や親睦会の服装は、スーツでなくとも構いませんが、ラフすぎるものは避けるべきです。男性はジャケットとスラックス、襟があるワイシャツやポロシャツとスラックス、女性はブラウスやニットとスカートやパンツなどが良いでしょう。髪型についても清潔感がでるよう整えておきましょう。職場の親睦会の場合は、名刺を用意しておくと役に立つ場面が多いです。

当日は、にこやかな雰囲気で会話を楽しみましょう。笑顔で接し、自分の話だけでなく相手の話も聞くことが大切です。周囲への気配りを忘れないようにしましょう。

懇親会・親睦会の幹事がやるべきこととは？

懇親会や親睦会の幹事を任された場合の、やるべきことの流れをご説明します。

会場選び

まずは、親睦会や懇親会を行う会場選びをします。会場は、会の目的や人数、参加者の移動などを考慮して適した場所を選びましょう。

カジュアルな会ならダイニングバーや居酒屋でも構いませんが、人数が多くビジネスに関係する会なら、ホテルのパーティー会場や高級レストランなどの場所を押さえる必要があります。また、年末やボーナス時期などは予約を取れない場合もあるので、早めに予約しておくと安心です。
Studio LIBREでは、飲食はOKですが、アルコールは禁止で良ければ、ご利用いただけます。

案内状の作成・送付

会場と日時、費用が決まったら、案内状を作成して送付します。会場や日時、参加費用などをわかりやすく記載しましょう。メールなどで一斉送付しても構いませんが、参加者に個別に案内状を送るとより丁寧な印象になります。

案内は、1ヶ月前に一度送付し、1週間前に確認のメールを送るのがおすすめです。参加可否を返信するのを忘れてしまっている方や、その日に会があることを忘れている方がいる可能性もあるので、リマインドメールは送ったほうが安心です。

当日やるべきこと

親睦会や懇親会当日の、一般的な流れは以下のとおりです。

・開会のあいさつ
・代表者あいさつ
・来賓あいさつ
・乾杯
・歓談
・余興があれば行う
・締めのあいさつ
・閉会のあいさつ

代表者や来賓あいさつをお願いする場合は、必ず事前に打診しておきましょう。その後、二次会があれば誘導します。

経費の精算

会社から経費が出る場合は、いくらになるのかだけでなく、手続き方法などもあわせて確認しておきましょう。参加者から費用を徴収する場合には、当日の出欠確認時に集める、事前に集めておくなどの方法があります。

ケース別の懇親会・親睦会の会場選び

懇親会や親睦会の参加者や目的などによって、適した会場は異なります。そこで、ケース別におすすめの会場選びについてご説明します。

ダイニングバー

おしゃれなダイニングバーなら、おいしいお酒や料理、おしゃれな雰囲気を楽しめます。また、パーティーを開催することが多い会場なら専門スタッフがおり、お酒の追加やサーブなど、幹事の負担を減らすことも可能です。

会場の雰囲気や価格帯を選べば、カジュアルな会はもちろん、ビジネスに関わる会であっても対応できます。

居酒屋

会社の部署内の懇親会や、新人歓迎会のような親睦会なら、居酒屋で開くのも良いかもしれません。費用を抑えられ、気軽に楽しめます。ただ、当日のお酒や料理の追加などは幹事が対応する必要があるので、やや手間がかかりやすいです。

あくまでカジュアルな会の場合のみに適しており、フォーマルな会の場合は適していません。

パーティー会場

ホテルのパーティー会場なら、会社の周年パーティーなど、大規模な会にも対応可能です。高級感や特別感を出したい場合に、選ぶと良いでしょう。当日、専門のスタッフによるサービスを受けられるので、幹事の負担が軽いのも魅力のひとつです。

ただ、費用が高くなりやすいので、会社から経費が出る場合などに利用することをおすすめします。

レンタルスペース

レンタルスペースにケータリングなどを呼んで利用するという方法もあります。設備が整っており、映像を流すスクリーンや広いスペースを利用しながら、自由に会合を開催できます。スタッフが不要な分、コストパフォーマンスが良いのもおすすめポイントです。

デメリットとしては、料理の手配や会場準備、後片付けなどを自分たちで行わなければならない点です。やや手間がかかりやすいので、何人かで分担して行いましょう。ただ、ケータリングや出張料理人を利用するなどで工夫すれば、手間をかけずに自由で雰囲気の良い会を開催できます。

まとめ

この記事では、懇親会や親睦会の幹事がすべきことにくわえ、ケース別の会場の選び方について解説しました。懇親会や親睦会の幹事は、やるべきことや気を使うことも多いです。とくに会場選びは、会の成功のカギを握る重要なポイントです。フォーマルな会なのか、カジュアルで気軽に参加できる飲み会なのかによって適した会場は異なりますので、それぞれのメリット・デメリットを考慮して、適した会場を選んでください。

Studio LIBREでは、懇親会や親睦会に適したレンタルスペースをご用意しています。24時間利用できるため、夜遅くまで親睦会をお楽しみいただけます。大画面モニターもご用意しているので、スライドや映像の上映なども可能です。レンタルスペースの設備などについて気になる点があれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。